La FLC di Firenze ha ricevuto segnalazioni che in talune Istituzioni Scolastiche i documenti presentati al protocollo non vengono immediatamente acquisiti, in quanto il Dirigente Scolastico si riserva di valutare l’ammissibilità degli stessi.

Questa O.S. fa presente che tale comportamento è illegittimo, perché in contrasto con quanto contenuto nel DPR 28 dicembre 2000, n. 445. L’art. 52 del citato DPR prevede che il sistema di gestione dei documenti deve garantire «la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita», e all’art. 53 detta disposizioni relative alle modalità con cui deve essere effettuata la registrazione, prevedendo che il numero di protocollo del documento e la registrazione sia generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile. Inoltre al comma 5 dispone che «Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti i documenti informatici».

Pertanto la registrazione di protocollo deve essere immediata per tutti i documenti cartacei, le comunicazioni arrivate e inviate tramite e-mail, le istanze e le dichiarazioni presentate per via telematica, in quanto attesta, anche con effetto giuridico, l’invio o la ricezione.